Возникают ли у Вас подобные проблемы?

1. Вы не уверенны, что сотрудники выполняют все Ваши поручения и задания.
2. Вы не можете быстро найти нужный документ: договор, письмо и т.д.
3. Ваши сотрудники тратят много рабочего времени на выполнение рутинных операций: внесение реквизитов в договор, написание коммерческого предложения.
4. Вы предполагаете, что на предприятии есть утечки конфиденциальной информации.
5. Вам приходится создавать один и тот же вид документа каждый раз с нуля.
6. Ваш сотрудник ушел в отпуск. А Вы не в курсе, какие дела он вел, в каком они состоянии и не можете передать их другому сотруднику.

Если хотя бы одна из проблем для Вас актуальна, то Вам необходима система электронного документооборота.

Управленческая, производственная, хозяйственная деятельность предприятия тесно связана с обработкой и хранением значительных объемов документов: административно-организационных, распорядительных, информационно-справочных и т.д. В современных условиях эффективное управление предприятием становится невозможным без электронного управления его документооборотом. По этой причине особую актуальность приобретает использование на предприятиях систем электронного документооборота, позволяющих значительно сократить временные и финансовые затраты предприятия на организацию бизнес-процессов документооборота, а также, в большинстве случаев, разработать и легко осуществить мероприятия по их оптимизации.

Основные задачи, решаемые системами документооборота:

• Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля деятельности всей организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива.

Внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Главное преимущество систем электронного документооборота не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой, более четкой организации бизнес-процессов компании.

Документооборот для органов государственной власти и местного самоуправления

В соответствии с положениями Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий (внедрения электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т.п.).

Мы имеем большой опыт работы с органами государственной власти и осознаем необходимость оказания поддержки своим клиентам по решению данных задач. В ноябре 2009 года компания «Содействие» стала авторизованным бизнес-партнером компании «Directum» – ведущего разработчика программного обеспечения в области электронного документооборота. На наш взгляд, возможности системы электронного документооборота Directum, позволяют решить целый комплекс задач по автоматизации документооборота и других направлений работы органов власти.

Решаемые задачи:

• Обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений.
• Повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля.
• Обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению.
• Ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах.
• Обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах.
• Снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия с населением.